Calcular Nóminas

Última actualización: 26-10-2010

Deber de comunicación por el trabajador

El actual sistema de retenciones del IRPF exige que el trabajador tenga que comunicar a su empresa sus circunstancias personales y familiares, con el fin de que ésta pueda calcular el tipo de retención que le debe aplicar en su nómina.

Dicha comunicación, debe realizarse según el modelo 145 aprobado a tal efecto, o mediante cualquier otro documento o formulario que se ajuste al mismo contenido, entregándose debidamente firmado antes del comienzo de cada año o, en su caso, al inicio de la relación laboral, no siendo preciso reiterar la comunicación cada año si las circunstancias personales y familiares del trabajador no han variado.

Es preciso recordar, que Hacienda y con respecto a la primera comunicación que el trabajador efectúe a la empresa, da la posibilidad de omitir (que no falsear) cuantos datos considere oportunos (por una cuestión de privacidad del trabajador frente a su empresario), informando al mismo tiempo de las consecuencias que se pueden derivar de ello:

Si prefiere no comunicar a la empresa o entidad pagadora alguno de los datos a que se refiere este modelo, la retención que se le practique podría resultar superior a la procedente. En tal caso, podrá recuperar la diferencia, si procede, al presentar su declaración del IRPF correspondiente al ejercicio de que se trate.

Por ello mismo, la obligación de comunicación del trabajador es relativa, de tal forma que no puede ser sancionado por Hacienda en caso de no efectuar dicha comunicación, salvo que la información no comunicada determinara un tipo de retención superior al que se le venga aplicando. Esto solo puede suceder, tal y como está configurado el sistema de retenciones actualmente, si el trabajador hubiera hecho con anterioridad una comunicación mediante el modelo 145 y la información contenida en el mismo hubiera variado de tal forma que determinase un tipo de retención superior al que se le esté aplicando (por ejemplo, dejar de tener un descendiente a cargo o, también, dejar de ser beneficiario de la deducción por adquisición de vivienda, en ambos casos solo si antes se comunicó la procedencia de deducciones en el tipo de retención por dichas particularidades).

Si el trabajador hubiera comunicado anteriormente su situación personal y familiar y ésta hubiera variado de tal forma que diera lugar a un tipo de retención superior al que se le venga aplicando, debe comunicar dichas variaciones o incurriría en responsabilidad sancionable tal y como se dispone en el artículo 88.2 del Reglamento del Impuesto.

Actuaciones de la empresa respecto al modelo 145

Por una cuestión meramente práctica, son mayoría las empresas que facilitan dicho impreso al trabajador para que lo rellenen y lo devuelvan debidamente firmado. Este proceso es además muy aconsejable, ya que en muchas ocasiones los trabajadores desconocen tal obligación. De hecho, otro organismo del Estado como la Seguridad Social suele actuar del mismo modo con sus beneficiarios cuando los trabajadores les solicitan las prestaciones de maternidad, riesgo durante el embarazo… etc., entregándoles el modelo 145 junto con la solicitud de la prestación.

Al margen de que se agilice la gestión de nóminas en la empresa, evitando demoras en el cálculo del tipo de retención al comienzo de cada año, este modo de actuar debe facilitar dos cuestiones no menos importantes:

1. Que mediante asesoramiento de la empresa al trabajador —en la medida que ello le sea posible— la comunicación de datos se realice de forma correcta.

2. Que se produzca una mayor transparencia entre empresa y trabajador acerca de un tema tan importante en sus nóminas y que, como se ha demostrado en ocasiones, es fuente de conflictos. En este sentido, también somos partidarios de entregar al trabajador una copia del documento que genera el programa informático de retenciones de la AEAT para el cálculo del tipo de retención, u otro equivalente, con el fin de generar un clima de confianza entre la empresa y sus trabajadores sobre el cálculo de sus nóminas debiendo, incluso, estar dispuesto el empresario a ofrecer a su empleado las explicaciones que sean pertinentes acerca de cómo se ha llegado a la determinación del tipo de retención resultante.

Dicho todo esto, conviene aclarar finalmente que no existe para la empresa obligación legal alguna en ninguno de estos sentidos: ni en el de facilitar el impreso al trabajador, ni mucho menos en el del asesoramiento o la comunicación del procedimiento seguido en el cálculo del tipo de retención. Por tanto, la empresa en ningún caso puede ser sancionada por la no entrega del modelo 145 por parte del trabajador.

A lo que sí está obligada la empresa es a devolver al trabajador un duplicado fechado, firmado y sellado, como prueba del acuse de recibo del modelo de comunicación de datos.

Justificantes de los datos declarados en el modelo 145

Siguiendo la misma filosofía, la empresa debería recordar al trabajador que, además de entregar debidamente firmado el modelo 145, está obligado a entregar, en su caso, el testimonio literal total o parcial de la resolución judicial determinante de la pensión compensatoria a cónyuge o de la anualidad por alimentos a favor de los hijos que esté obligado a satisfacer, siendo éstos los únicos justificantes que el trabajador está obligado a entregar a la empresa acerca de su situación personal y familiar. De la veracidad y justificación del resto de datos será responsable el trabajador directamente ante la Administración tributaria, pero en ningún caso ante la empresa.

Conservación del modelo 145 y sus justificantes

También conviene recordar que, a lo que sí está obligada legalmente la empresa, es a conservar a disposición de la Administración tributaria los modelos 145 entregados y firmados por sus trabajadores así como los documentos justificativos sobre las pensiones compensatorias y anualidades por alimentos que, en su caso, hayan sido aportados.

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Enlaces relacionados:

• Modelo 145 (2009-2010)
• Art.88 del Reglamento de IRPF
• Resolución aprobación Modelo 145 (2009)