Calcular Nóminas

Una de las labores de las personas dedicadas a la gestión de personal en las empresas, es comunicar al departamento de contabilidad el desglose de los diferentes conceptos e importes derivados de las nóminas, seguros sociales e impresos de Hacienda, a fin de que puedan contabilizarlos debidamente en las cuentas que correspondan.

Comenzamos con una serie de artículos sobre el tema partiendo de un ejemplo lo más sencillo posible: una nómina “normal” y unos seguros sociales “normales”, sin conceptos “raros” como retribuciones en especie, prestaciones de la Seguridad Social, bonificaciones… etc. y que distorsionarían este ejemplo inicial, que es, por otro lado, el más habitual que nos podemos encontrar.

Documentos usados para el asiento de la nómina

Los documentos en los que nos basaremos para realizar los asientos serán la nómina y su correspondiente TC1, en este caso unos supuestos correspondientes al mes de enero:

 

Fecha del asiento

Siguiendo el principio de devengo del PGC —por el cual los efectos de los hechos económicos se deben registrar cuando ocurran, con independencia de la fecha de pago o cobro— el asiento debe realizarse con fecha el último día del periodo de devengo de la nómina —en este caso, el 31 de enero—.

Hechos contables

Los diferentes hechos contables que se derivan de la nómina son:

• El gasto del salario del trabajador por el importe bruto de sus retribuciones.
• El gasto de Seguridad Social por las cotizaciones empresariales, en ningún caso por las cotizaciones del trabajador.
• El nacimiento de la deuda con Hacienda, por la obligación de ingresar las retenciones a cuenta del IRPF.
• El nacimiento de la deuda con la Seguridad Social, por la obligación de ingresar las cotizaciones tanto de la empresa como las descontadas al trabajador.
• El nacimiento de la deuda con el trabajador, por el líquido a percibir que hay que abonarle.

Contabilización separada:

Asiento por la nómina:

Los importes serán:

• En la cuenta 640, los importes brutos de las retribuciones del trabajador.
• En la cuenta 4751, el importe de las retenciones efectuadas al trabajador.
• En la cuenta 476, el importe de las cotizaciones del trabajador.
• En la cuenta 465, el importe del líquido a pagar al trabajador. 

Asiento por los Seguros Sociales (TC1):

Los importes serán:

• En la cuenta 642, el importe del gasto por las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social. En un caso sencillo como éste, podemos obtenerlo directamente como diferencia entre el total a ingresar del TC1 y las cotizaciones del trabajador. En otros casos, la obtención no es tan directa puesto que pueden intervenir otros factores. En cualquier caso, sería el importe de aplicar los diferentes tipos de cotización empresariales a las bases de los trabajadores.
• En la cuenta 476, el mismo importe, que representará, en este caso, la obligación de su ingreso en la Tesorería de la Seguridad Social.

Es en este momento, después de realizar los dos asientos, cuando la cuenta 476 reflejará un saldo por el mismo importe de la casilla 700 del TC1, en este caso 521,50 € (432,60 + 88,90).

Contabilización conjunta

A poco observadores que seamos nos daremos cuenta de que la contabilización conjunta o separada lleva, con más o menos anotaciones, a obtener los mismos saldos en las cuentas.

La razón para hacerlo de una forma u otra debe responder a las necesidades informativas y de claridad contable de cada empresa, siendo indiferente hacerlo por una manera u otra.

Asientos posteriores:

Los asientos posteriores referidos a los distintos pagos derivados de la nómina serían los siguientes:

Al pago de la nómina al trabajador:

Al pago de los Seguros Sociales, normalmente, el último día del mes siguiente, en este caso el 28 de febrero:

Al ingreso de las retenciones mediante el modelo 110, normalmente, el 20 de abril, fecha plazo última para la liquidación del primer trimestre.

Evidentemente, en una contabilidad real, este último asiento se realizará por el importe de las retenciones efectuadas por la empresa  a sus trabajadores y a terceros durante todo el trimestre.

Consideraciones finales

Los programas informáticos de gestión de nóminas suelen tener, por lo general, la posibilidad de mostrar algún tipo de informe resumen para la contabilización de las nóminas que nos facilitaría enormemente esta labor. Incluso hay paquetes software de gestión contable y de personal que cruzan sus datos para la contabilización automatizada de las nóminas.