Regularización del tipo de retención de IRPF: Malas costumbres
Veamos ahora algunas de las malas costumbres que tienen lugar habitualmente respecto al cálculo de las retenciones y, en especial, de las regularizaciones del tipo de retención por IRPF, algunas de ellas bastante extendidas, especialmente en asesorías y gestorías, donde el trabajo a veces se acumula y, por ahorrar tiempo, hacen las cosas de la forma más sencilla posible, pero incumpliendo alguna norma del Reglamento y perjudicando en la mayoría de ocasiones a los trabajadores cuyas nóminas confeccionan:
Regularizar sólo en diciembre
Es la costumbre más extendida, especialmente al principio de la aplicación de la reforma del año 1998. Debemos evitar posponer al mes de diciembre la cuantificación de las posibles diferencias que se hayan producido durante el año. Recordemos que el Reglamento establece que las regularizaciones se harán a partir del mismo momento en que se produzca una variación.
Sin perjuicio de lo anterior, sí que es conveniente que en el mes de diciembre hagamos cuentas y verifiquemos la realidad de las previsiones que hubiéramos realizado, en enero y en regularizaciones posteriores, por si hubiera algún tipo de desviación.
Regularizar por una mala previsión de retribuciones y de las cotizaciones a la Seguridad Social
El importe de retribuciones anuales de un trabajador no es necesariamente su salario mensual multiplicado por 12 ó por 14, ya que puede tener determinados complementos que no cobra todos los meses. Un ejemplo típico sería el del plus de transporte, abonado habitualmente excepto cuando el trabajador se encuentra de vacaciones; o la bolsa de vacaciones, que se abona únicamente cuando el trabajador disfruta de su periodo de descanso.
Luego están los trabajadores con retribuciones variables, para los cuales el Reglamento de IRPF establece en el artículo 83.2.1 lo siguiente:
La suma de las retribuciones incluirá tanto las retribuciones fijas como las variables previsibles. A estos efectos, se presumirán retribuciones variables previsibles, como mínimo, las obtenidas en el año anterior, salvo que concurran circunstancias que permitan acreditar de manera objetiva un importe inferior.
En este caso Hacienda no dice mucho (o nada) respecto a cuando y cómo cuantificar posibles diferencias que se vayan produciendo en el transcurso del año respecto del anterior. No dice si debemos hacer una comparación directa mes a mes, trimestre a trimestre, o una media mensual o trimestral, o esperar a final de año para regularizar. En nuestra opinión, y teniendo en cuenta siempre la posible estacionalidad de dichas retribuciones variables (comisiones de ventas en según qué sectores de actividad), lo ideal sería hacerlo trimestralmente, ya que así lo permite el reglamento.
Respecto a las cotizaciones a la Seguridad Social, aunque es un tema menor que en muchas ocasiones no da lugar a diferencias en el tipo de retención, debemos prestar especial atención al devengo de las pagas extraordinarias y la diferencia entre cómo las cobra y cómo las cotiza el trabajador, si sus tipos de cotización varían en función de su situación laboral (contratos temporales o mayores de 65 años con 35 años cotizados), si el trabajador tropieza en topes de cotización… En definitiva, no siempre podemos hacer el cálculo sencillo de multiplicar las retribuciones anuales por 6,35%.
No tener en cuenta las retribuciones globales de un trabajador contratado en sucesivas ocasiones durante el año natural
Aunque depende mucho de la extensión del contrato y del salario, es probable que a un trabajador con contrato de duración inferior al año le sea de aplicación el mínimo del 2% de retención. Sin embargo, el reglamento establece que debe regularizarse el tipo de retención cuando dicho contrato se renueve o prorrogue teniendo en cuenta las retribuciones globales que, dentro del año natural, correspondan a todos los contratos y prórrogas.
También debe regularizarse aunque no haya una continuidad entre los contratos. Es el caso del trabajador que presta servicios en una misma empresa con contratos separados en el tiempo y dentro del mismo año natural. A éste también habría que regularizar teniendo en cuenta las retribuciones globales, las del nuevo contrato y las de los anteriores pero siempre en el mismo ejercicio fiscal (consulta vinculante V1765-08).
Todos conocemos casos de trabajadores cuyas retenciones a lo largo del año eran del 2% (el mínimo de los contratos inferiores al año) y que en el mes de diciembre han sufrido una retención brutal, de hasta el 43% (tipo marginal máximo), y todo motivado por estas malas costumbres que estamos comentando.
A propósito de este tipo de casos, a un trabajador con contratos temporales sucesivos es casi inevitable aplicarle un aumento de la retención en cada renovación. Para evitar situaciones “tensas” sería conveniente informarle debidamente sobre el porqué su nómina es cada vez más pequeña.
Marcar indiscriminadamente la casilla “otras causas” del programa de Hacienda
También existe la costumbre de, para regularizar por cualquiera de las causas tipificadas, marcar indiscriminadamente la casilla 11, “otras causas”, del programa de Hacienda, cuando en realidad hay una casilla distinta para cada motivo que deberemos utilizar para hacer una correcta regularización. La razón es que, aunque la forma de regularizar es similar en todos los casos, en algunos, el Reglamento de IRPF establece determinados límites que hay que tener en cuenta en algunas ocasiones y, para los cuales, el programa nos pide información adicional.
Regularizar por errores
Otra costumbre extendida es la de regularizar por errores de cálculo anteriores. Si cometemos un error en el cálculo del tipo de retención, deberemos aplicar el tipo correcto desde el momento en que lo detectemos, pero nunca regularizar. Como bien se informa en la web de la Agencia Tributaria, los errores NO son causa de regularización. Esto puede tener unas consecuencias atípicas dependiendo de si se ha retenido de más o de menos pero que analizaremos en otro artículo.
Conclusiones
En la aplicación de las normas derivadas de la Ley y el Reglamento de IRPF, lo que no debemos hacer en ningún caso es ponernos de lado de ninguna de las tres partes que entran en juego en el tema de las retenciones, dicho esto sin entrar en las consideraciones éticas que podamos hacer hacia quienes se ponen de lado de la parte más fuerte o temible, por lo general, empresa y administración tributaria:
- Ni de Hacienda: es sabido que Hacienda no suele “quejarse” si se le ingresa de más, pero sí de menos. Por ello no debemos retener de más al trabajador si el Reglamento no lo permite con el propósito de cubrirnos las espaldas frente a la administración tributaria.
- Ni del trabajador: reteniéndole menos, ni sustituyendo su voluntad por la de la empresa, incluso cuando se haga con buena fe. Con este me refiero a aquellas empresas que, en determinados casos, regularizan de forma contraria al reglamento con tal de ajustar las retenciones anuales del trabajador y que cuando éste vaya a realizar la Declaración le salga negativa (resultado cero, ni a pagar, ni a devolver). Aunque, efectivamente, esa sea la filosofía del sistema de retenciones, no debemos saltarnos las excepciones establecidas en el Reglamento. Por ejemplo, que al trabajador le retengamos más del 43%, tipo marginal máximo, para ajustarle las retenciones anuales a lo que debieron ser. O en el caso de una subida de salario, que las retenciones aumenten por encima de lo que aumenta el salario.
- Ni de la empresa: aumentando innecesariamente las retenciones y financiándose con ellas retrasando la salida de dinero en efectivo (recordemos que el ingreso de las nóminas es mensual, mientras que el de las retenciones suele ser trimestral).
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