Calcular Nóminas

Poco a poco vamos creciendo y se van haciendo necesarios algunos cambios y nuevas funcionalidades como las que hoy os damos a conocer, algunas de ellas ya utilizables hace días:

1. Ya puedes leernos a través de una dirección más fácil de recordar: www.calcular-nominas.com.

2. Si deseas recibir los nuevos artículos a través del correo electrónico puedes suscribirte a través de este enlace, en el que deberás escribir tu dirección de correo electrónico. Posteriormente, recibirás en tu buzón un mensaje de Feedburner Email Subscriptions (por si acaso, mira en la carpeta de correo no deseado) que te indicará cómo activar la suscripción haciendo un simple clic. La suscripción podrás cancelarla cuando lo desees.

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En breve, intentaremos ofrecer más novedades a los lectores. Mientras tanto, te invito a que comentes en esta entrada todas aquellas sugerencias que quieras hacernos llegar.

El art.65.2 del Reglamento de Cotización de la Seguridad Social establece que la base de cotización por contingencias comunes no puede ser inferior al resultado de multiplicar la base mínima por el número de horas realmente trabajadas en el mes, indicando a continuación que se computarán también como tales las correspondientes al tiempo de descanso computables como de trabajo, que corresponda al descanso semanal y festivos.

Base mínima x (Horas realmente trabajadas + Descansos)

Ahora bien, desde el año 2006 y a pesar de que el texto del reglamento no se ha modificado, la Seguridad Social adaptó las bases mínimas a tiempo parcial haciendo que éstas ya recogieran en su importe la remuneración correspondiente a los descansos computables como de trabajo, de tal forma que actualmente solamente tengamos que multiplicar la base mínima por las horas realmente trabajadas, sin incluir el descanso semanal ni los festivos.

Base mínima x Horas trabajadas

La Seguridad Social, de la misma forma que para el establecimiento de las bases mínimas “a tiempo completo”, se basa en el SMI, lo hace también para establecer las bases mínimas de tiempo parcial. De esta forma:

1. Suma al SMI (633,30 €) la prorrata de las pagas extraordinarias (105,55 €), obteniendo el SMI con prorrata: 738,85 €.
2. Este importe se multiplica por 11 (12 – 1 mes vacaciones): 8.127,35 €
3. Que lo dividimos entre la jornada máxima legal anual (1.826 horas), obteniendo la base mínima de 4,45 €/hora para el año 2010.

Para calcular la indemnización por despido de un trabajador se tienen en cuenta cuatro variables:

• El salario diario vigente en el momento del despido.
• El tiempo de trabajo en la empresa.
• Los días de indemnización por año trabajado en función del tipo de despido.
• Indemnización máxima.

El salario

El salario a tener en cuenta debe ser el vigente en el momento del despido. Se incluyen, por tanto:

• Salario base
• Complementos salariales.
• Horas extraordinarias
• Pagas extraordinarias
• Comisiones
• Retribuciones en especie
• …

Se excluyen de la consideración de salario y, por tanto, del cálculo de las retribuciones del trabajador, aquellas percepciones que no tienen tal consideración, como dietas, gastos de locomoción, pluses de transporte, etc.

Dentro del salario puede haber retribuciones fijas (salario base y otros complementos…) y variables (horas extras, comisiones…).

Sobre las fijas no hay lugar a duda: las vigentes en el momento del despido. Pero ¿cómo computamos las retribuciones variables? Según la doctrina de nuestros tribunales, se deben tomar como referencia las cantidades percibidas durante el año inmediatamente anterior al despido de aquellas percepciones variables y habituales en la fecha de despido.

Trabajadores a tiempo parcial

Si se trata de un trabajador a tiempo parcial, la indemnización se calcula sobre su salario real, salvo en los casos de reducción de jornada por guarda legal, violencia de género u hospitalización de hijos neonatos, maternidad o paternidad a tiempo parcial, en los que el salario computable será el que tuviera sin la reducción de jornada.

Día de salario

Por otro lado, y la hora de determinar el “día de salario” y también según el criterio de los tribunales (STS 30-6-08, Rec 2639/07), todas esas retribuciones, fijas y variables tomadas en cómputo anual, deben dividirse por 365 días (ó 366 en años bisiestos).

Ejemplo práctico

Supongamos un trabajador con las siguientes retribuciones:

• Salario base: 1.200 euros/mes x 12 = 14.400 euros/año
• Antigüedad: 100 euros/mes x 12 = 1.200 euros/año
• Pagas extraordinarias: 3 pagas 1.300 euros = 3.900 euros/año
• Comisiones último año: 5.000 euros/año
• Horas extraordinarias último año: 450 euros/año

Salario anual: 24.950 euros.

Salario diario: 24.950 / 365 = 68,3561… euros/día

El tiempo de servicio en la empresa

Será el que medie entre la fecha de ingreso y la de despido, incluyendo los periodos de IT y excluyendo las excedencias. En el caso de sucesión de contratos temporales la totalidad de la duración de todos los contratos si existe unidad esencial del vínculo laboral (interrupciones no superiores a 20 días, aunque también se puede estimar continuidad cuando son superiores a esa cifra si las interrupciones no son suficientemente significativas) . En contratos fijos discontinuos se cuentan únicamente los periodos trabajados.

Cómputo de las fracciones de año

Las indemnizaciones por despido contempladas en el Estatuto de los Trabajadores siguen el siguiente esquema:

XX días de salario, por año de servicio, prorrateándose por meses los períodos de tiempo inferiores a un año.

Lo señalado en negrita nos indica que el tiempo a tener en cuenta serán años y meses completos, de tal forma que si quedan días sueltos se considerará un mes completo más (STS 30-6-08, Rec 2639/07).

Supongamos que nuestro trabajador comenzó a trabajar en la empresa el 10-3-1995 y es despedido el 15-4-2010.

• Del 10-3-1995 al 9-3-2010, habrá trabajado 15 años.
• Del 10-3-2010 al 9-4-2010, habrá trabajado 1 mes.
• Del 10-4-2010 al 15-4-2010, habrá trabajado 6 días.

Por tanto, a efectos del cálculo de la indemnización, deberemos tener en cuenta 15 años y 2 meses, ya que los 6 días deben computarse como un mes completo.

15 y 2/12 años son = 15,1666… años.

Días de indemnización

Según el tipo de despido:

• Improcedente (art. 56 ET): 45 días/año, máximo de 42 mensualidades.
• Despido por causas objetivas (art. 53.1.b.): 20 días, máximo de 12 mensualidades.
• Improcedencia de despido objetivo en contratos de fomento de la contratación indefinida (disp. ad. 1ª.4 Ley 12/2001): 33 días/año, máximo de 24 mensualidades.
• Despido Colectivo (ERE) (art. 51.8): 20 días, máximo de 12 mensualidades.
• Dimisión del trabajador por modificación sustancial de las condiciones de trabajo (Art.41.3 ET): 20 días, máximo de 9 mensualidades.
• Rescisión por el trabajador a causa de incumplimiento grave del empresario (art. 50.2): 45 días, máximo de 42 mensualidades.

Ya tenemos todos los elementos para calcular la indemnización bruta a percibir que será el resultado de:

Salario diario x nº dias indemniz. por año x nº de años trabajados

Suponiendo que nuestro trabajador ha sido despedido de forma improcedente, le corresponderá:

68,3561… x 45 x 15,1666… = 46.653,08 euros.

Indemnización máxima

En el caso del ejemplo, despido improcedente, la indemnización máxima es de 42 mensualidades.

42 x ( 24.950 euros / 12 ) = 87.325 euros.

La indemnización calculada para nuestro trabajador no supera el máximo, con lo cual se le abonarán los 46.653,08 euros determinados anteriormente.

Hoja de cálculo de indemnizaciones

La hoja que ponemos a disposición de los lectores, realizada en colaboración con Economía Excel, calcula las indemnizaciones conforme a las anteriores reglas. Hemos tratado de facilitar la introducción de la información necesaria para el cálculo del salario diario habilitando celdas para introducir el salario mensual fijo, las pagas extraordinarias y otras percepciones de caracter anual fijas o variables.

Descargar Hoja de cálculo de indemnizaciones por despido

Aclaración final:

La indemnización por finalización de los contratos por obra o servicio determinado se calcula de igual modo excepto en lo referido al cómputo del tiempo, en que los periodos inferiores al año sí pueden prorratearse por días, ya que en este caso no se establece el prorrateo por meses indicado para el resto de despidos (art. 49.c ET).

Ya se encuentra disponible en la página de la Seguridad Social, el Manual Práctico de Cotización para el año 2010.

El Real Decreto Ley 6/2010, de 9 de abril, de medidas para el impulso de la recuperación económica y el empleo, publicado hoy en el BOE, establece en el artículo 15 determinados incrementos a las cantidades de salario inembargables en el caso de ejecución de hipoteca e insuficiencia de la misma para cubrir el crédito garantizado: 

En el caso de que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 129 de la Ley Hipotecaria, el precio obtenido por la venta de la vivienda habitual hipotecada sea insuficiente para cubrir el crédito garantizado, en la ejecución forzosa posterior basada en el mismo título ejecutivo, la cantidad inembargable establecida en el artículo 607.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil se incrementará en un 10% y además en otro 20% del salario mínimo interprofesional por cada miembro del núcleo familiar que no disponga de ingresos propios regulares, salario ni pensión. A estos efectos, se entiende por núcleo familiar, el cónyuge o pareja de hecho, los ascendientes y descendientes de primer grado que convivan con el ejecutado. 

De esta forma, en caso de ejecución de hipoteca e insuficiencia de la misma, la cantidad inembargable pasaría de los 633,30 € establecidos con carácter general (SMI para 2010) a 696,63 €/mes (SMI + 10%), incrementándose en 126,66 € (20% SMI) por cada miembro del núcleo familiar que no disponga de ingresos. 

Así mismo, los salarios que sean superiores al salario mínimo interprofesional y, en su caso, a las cuantías que resulten de aplicar los incrementos anteriores, se podrán seguir embargando conforme a la escala prevista en el artículo 607.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil que no sufre modificación alguna y que continúa siendo la siguiente: 

¿Cómo se calcula la cantidad embargable de una nómina?

El Real Decreto Ley 6/2010, de 9 de abril, de medidas para el impulso de la recuperación económica y el empleo, publicado hoy en el BOE, añade en el artículo 17 una nueva exención de renta en especie mediante la modificación del artículo 42.2 de la Ley del IRPF. Concretamente, y con efectos desde el 1 de enero de 2010, quedan fuera de la consideración de renta en especie…:

Las cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el servicio público de transporte colectivo de viajeros con la finalidad de favorecer el desplazamiento de los empleados entre su lugar de residencia y el centro de trabajo, con el límite de 1.500 euros anuales para cada trabajador. También tendrán la consideración de cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el citado servicio público, las fórmulas indirectas de pago que cumplan las condiciones que se establezcan reglamentariamente.

Asímismo, en la medida que el artículo 23 del Reglamento de Cotización a la Seguridad Social se remite dicho artículo 42.2 de la LIRPF, dichas cantidades también quedarán exentas de cotización a la Seguridad Social.

Sí. Siempre y en cualquier momento puedes solicitar que te apliquen en la nómina un tipo de retención por IRPF superior al que te corresponda reglamentariamente (art. 88.5). La solicitud debe realizarse a la empresa por escrito, y ésta deberá aplicarlo de inmediato siempre y cuando se le formule con al menos cinco días de antelación a la confección de las nóminas.

El nuevo tipo de retención solicitado se aplicará, como mínimo hasta el final del año y, en tanto no renuncies por escrito al citado porcentaje o no solicites un tipo de retención superior, también durante los ejercicios sucesivos, salvo que se produzca variación de tus circunstancias que determine reglamentariamente un tipo superior.

Existen en internet numerosos modelos de solicitud de tipos de retención superiores, la mayoría de ellos muy parecidos, sencillos y válidos. Solo tienes que buscar en Google.

¿Cuando es recomendable solicitar un tipo de retención superior al que me corresponde?

Sólo si te gusta estar al día con Hacienda y no tener que pagar mucho dinero llegado el día de la Declaración de la Renta, puede ser recomendable solicitar un tipo de retención superior en las siguientes circunstancias:

• Obtención simultánea de otras rentas del trabajo (pluriempleo).
• Sucesión de contratos en distintas empresas, especialmente si se prevé trabajar todo o gran parte del año.
• Sucesión de contratos en la misma empresa, pero que por aplicación de los límites en la regularización del tipo de retención, no ha sido posible retener todo lo que hubiera sido procedente de haberse podido prever dicha situación.
• Por error de la empresa en el calculo del tipo de retención.
• Obtención de otros ingresos sujetos al IRPF y que no estén sometidos a retención o tengan una retención reducida.

En todos estos casos es recomendable hacer cuentas para estimar cuál sería el tipo de retención más conveniente, aunque sólo sea de forma aproximada. Para ello puedes emplear bien el programa de retenciones o, mejor y si tienes los conocimientos necesarios, con el simulador de Renta 2009 que la Agencia Tributaria pone a disposición de los ciudadanos.

¿Puedo pedir que me bajen la retención por IRPF?

La respuesta está clara: No.

Ahora bien, expliquemos algunas cosas y maticemos.

El porcentaje de retención que te aplican en la nómina es resultado de un cálculo establecido en el Reglamento del IRPF en función de tus retribuciones y de tu situación personal y familiar. Dicha situación la habrás comunicado a la empresa al inicio de la relación laboral mediante el modelo 145, incluso es posible que al inicio de cada año, costumbre bastante extendida en los departamentos de recursos humanos de las empresas. Por tanto, si el cálculo lo han hecho correctamente, no es posible solicitar un tipo de retención inferior ya que la empresa te está aplicando lo que Hacienda le exige reglamentariamente.

“No he comunicado mi situación personal y familiar a la empresa”

Hazlo cuanto antes, es tu obligación. La falta de comunicación de las circunstancias personales y familiares, determinará, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 88.2 del Reglamento del IRPF, que la empresa aplique el tipo de retención correspondiente sin tener en cuenta dichas circunstancias. Por tanto, descarga el modelo 145 de la página web de Hacienda, rellénalo y entrégalo firmado a la empresa exigiéndoles que te devuelvan una copia firmada con fecha de acuse de recibo.

“En su día entregué el modelo 145, pero mi situación personal y familiar ha cambiado desde entonces”

Siempre que tengas alguna variación en tu situación personal o familiar debes efectuar una nueva comunicación a la empresa mediante el mismo modelo 145. Entrégalo cuanto antes (ten en cuenta que tienes un plazo de 10 días para comunicar variaciones en tu situación personal y familiar que pudieran suponer un mayor tipo de retención). La empresa deberá recalcularte el tipo de retención en la primera nómina posterior a la comunicación, siempre y cuando resten, al menos, cinco días para la confección de la nómina, si bien en estos casos la empresa también tiene la opción de regularizar al comienzo del trimestre natural siguiente, salvo en octubre, noviembre y diciembre en que deberá hacerlo respecto de las comunicaciones realizadas en dichos meses (leer regularización ¿cuándo?).

“Me han calculado mal el tipo de retención”

Si estás convencido de que efectivamente te han calculado mal el porcentaje (ten cuidado, hay que ser un experto para calcularlo en según qué nóminas), debes comunicárselo a la empresa para corrijan el error de inmediato. Si te dicen que van a esperar a hacer la regularización trimestral del IRPF, coméntales que los errores no son causa de regularización y que, si ha sido un error imputable a la empresa, deben aplicarte el tipo correcto desde el mismo momento en que se percaten del error.

¿Puedo solicitar una retención IRPF superior?

Vamos a poner un ejemplo didáctico para entender en qué consiste y cómo se realiza la regularización del tipo de retención por IRPF. No estaría demás, sin embargo, que leyeras antes nuestro artículo sobre el concepto de regularización.

Para llevar a cabo este ejemplo puedes emplear nuestra hoja de cálculo. También se puede emplear el programa de Hacienda pero, ojo, sin emplear la opción de regularización que nos da el resultado directo final. Se trata más de entender cómo se hace la regularización, no tanto de obtener el resultado final de forma directa.

Ejemplo inicial

Calculemos el tipo de retención que le corresponde a un trabajador (soltero y sin hijos) con un salario de 2.000 euros mensuales en 12 pagas iguales.

Retribuciones anuales: 24.000 €
Cotizaciones S.S.: 1.524 €

Resultados:

Base: 19.824 €
Mínimo: 5.151 €
Retenciones: 3.600 €
Tipo: 15%

Subida de sueldo

Imaginemos ahora que a nuestro trabajador le suben el sueldo a partir del mes de julio a 2.200 euros mensuales.

Recordemos que la regularización consiste, básicamente, en volver a calcular el importe anual en euros de las retenciones a efectuar al trabajador conforme a su nuevo salario y, posteriormente, calcular un tipo de retención suficiente para que al cabo del año le hayamos retenido dicha cifra.

Por tanto, primero hagamos cuentas de lo que ya le hemos retenido hasta el mes junio:

12.000 € x 15% = 1.800 €

Y segundo, vamos a calcular las retenciones anuales que le corresponden con su nuevo sueldo (recuerda, si empleas el programa de Hacienda, olvida por un momento la opción de regularización):

Retribuciones: 25.200 €
S.S.: 1.600,20 €

Resultados:

Base: 20.947,80 €
Mínimo: 5.151 €
Retenciones: 4.032 €
Tipo: 16%

Importante: este 16% es el que hubiéramos debido aplicar desde el 1 de enero de haber conocido entonces el nuevo sueldo del trabajador. Como no ha sido así, debemos regularizar para llegar al cómputo global anual del 16%.

Regularización

Recordemos, por tanto, la idea principal de la regularización: a este trabajador, al finalizar el año deberemos haberle retenido 4.032 euros. Si ya le hemos retenido 1.800 euros, quedan 2.232 euros pendientes de retener, retenciones que habremos de efectuar de entre los 13.200 euros pendientes de pagar al trabajador durante lo que queda de año. Por tanto…:

2.232 / 13.200 x 100 = 16,909090…% ~ 16,90%

Por tanto, a partir del mes de julio habremos de aplicar al trabajador un tipo de retención del 16,90%. Comprobamos:

• De enero a junio le habíamos retenido 1.800 euros.
• De julio a diciembre le retendremos: 16,90% x 13.200 = 2.230,80 euros.

Retenciones anuales: 1.800 + 2.230,80 = 4.030,80 euros.

Porcentaje retenido al cabo del año: 4.030,80 / 25.200 x 100 = 15,995… ~ 16%

Ahora sí, ya puedes probar a introducir los datos de regularización en el programa de Hacienda (causa de regularización 1) y comprobar el resultado del 16,90% que habíamos obtenido.

Aclaración adicional importante

En una regularización de este tipo, el reglamento del IRPF en su artículo 87.5, párrafo segundo, establece unos límites: 

En los supuestos de regularización por circunstancias que determinen exclusivamente un aumento de la diferencia positiva entre la base para calcular el tipo de retención y el mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención previa a la regularización [circunstancia que se da en nuestro ejemplo como consecuencia del aumento de sueldo], el nuevo tipo de retención aplicable no podrá determinar un incremento del importe de las retenciones superior a la variación producida en dicha magnitud [circunstancia que NO se da en nuestro ejemplo, es decir, cumplimos este límite].

Este límite tiene como filosofía que un incremento de sueldo del trabajador no puede traducirse en un incremento de retenciones tal, que su sueldo neto, el que le llega al bolsillo, se reduzca en vez de incrementarse. Otro día, pondremos otro ejemplo en el que resulta de aplicación dicho límite.

Es importante recordar también que en el programa de retenciones de Hacienda, para que nos tenga en cuenta este límite debemos señalar la causa de regularización correcta, en este caso la 1ª, circunstancias que determinan variaciones en la base.

El otro límite que establece el reglamento es que, en ningún caso, el nuevo tipo de retención aplicable podrá ser superior al 43%, circunstancia que, como puedes comprobar, tampoco se da en nuestro ejemplo.

Con fecha 12 de marzo, la Tesorería General de la Seguridad Social ha publicado la Circular 3-002 sobre normas de cotización y recaudación para el año 2010 y que se puede consultar aquí.