Calcular Nóminas

Vamos a poner un ejemplo didáctico para entender en qué consiste y cómo se realiza la regularización del tipo de retención por IRPF. No estaría demás, sin embargo, que leyeras antes nuestro artículo sobre el concepto de regularización.

Para llevar a cabo este ejemplo puedes emplear nuestra hoja de cálculo. También se puede emplear el programa de Hacienda pero, ojo, sin emplear la opción de regularización que nos da el resultado directo final. Se trata más de entender cómo se hace la regularización, no tanto de obtener el resultado final de forma directa.

Ejemplo inicial

Calculemos el tipo de retención que le corresponde a un trabajador (soltero y sin hijos) con un salario de 2.000 euros mensuales en 12 pagas iguales.

Retribuciones anuales: 24.000 €
Cotizaciones S.S.: 1.524 €

Resultados:

Base: 19.824 €
Mínimo: 5.151 €
Retenciones: 3.600 €
Tipo: 15%

Subida de sueldo

Imaginemos ahora que a nuestro trabajador le suben el sueldo a partir del mes de julio a 2.200 euros mensuales.

Recordemos que la regularización consiste, básicamente, en volver a calcular el importe anual en euros de las retenciones a efectuar al trabajador conforme a su nuevo salario y, posteriormente, calcular un tipo de retención suficiente para que al cabo del año le hayamos retenido dicha cifra.

Por tanto, primero hagamos cuentas de lo que ya le hemos retenido hasta el mes junio:

12.000 € x 15% = 1.800 €

Y segundo, vamos a calcular las retenciones anuales que le corresponden con su nuevo sueldo (recuerda, si empleas el programa de Hacienda, olvida por un momento la opción de regularización):

Retribuciones: 25.200 €
S.S.: 1.600,20 €

Resultados:

Base: 20.947,80 €
Mínimo: 5.151 €
Retenciones: 4.032 €
Tipo: 16%

Importante: este 16% es el que hubiéramos debido aplicar desde el 1 de enero de haber conocido entonces el nuevo sueldo del trabajador. Como no ha sido así, debemos regularizar para llegar al cómputo global anual del 16%.

Regularización

Recordemos, por tanto, la idea principal de la regularización: a este trabajador, al finalizar el año deberemos haberle retenido 4.032 euros. Si ya le hemos retenido 1.800 euros, quedan 2.232 euros pendientes de retener, retenciones que habremos de efectuar de entre los 13.200 euros pendientes de pagar al trabajador durante lo que queda de año. Por tanto…:

2.232 / 13.200 x 100 = 16,909090…% ~ 16,90%

Por tanto, a partir del mes de julio habremos de aplicar al trabajador un tipo de retención del 16,90%. Comprobamos:

• De enero a junio le habíamos retenido 1.800 euros.
• De julio a diciembre le retendremos: 16,90% x 13.200 = 2.230,80 euros.

Retenciones anuales: 1.800 + 2.230,80 = 4.030,80 euros.

Porcentaje retenido al cabo del año: 4.030,80 / 25.200 x 100 = 15,995… ~ 16%

Ahora sí, ya puedes probar a introducir los datos de regularización en el programa de Hacienda (causa de regularización 1) y comprobar el resultado del 16,90% que habíamos obtenido.

Aclaración adicional importante

En una regularización de este tipo, el reglamento del IRPF en su artículo 87.5, párrafo segundo, establece unos límites: 

En los supuestos de regularización por circunstancias que determinen exclusivamente un aumento de la diferencia positiva entre la base para calcular el tipo de retención y el mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención previa a la regularización [circunstancia que se da en nuestro ejemplo como consecuencia del aumento de sueldo], el nuevo tipo de retención aplicable no podrá determinar un incremento del importe de las retenciones superior a la variación producida en dicha magnitud [circunstancia que NO se da en nuestro ejemplo, es decir, cumplimos este límite].

Este límite tiene como filosofía que un incremento de sueldo del trabajador no puede traducirse en un incremento de retenciones tal, que su sueldo neto, el que le llega al bolsillo, se reduzca en vez de incrementarse. Otro día, pondremos otro ejemplo en el que resulta de aplicación dicho límite.

Es importante recordar también que en el programa de retenciones de Hacienda, para que nos tenga en cuenta este límite debemos señalar la causa de regularización correcta, en este caso la 1ª, circunstancias que determinan variaciones en la base.

El otro límite que establece el reglamento es que, en ningún caso, el nuevo tipo de retención aplicable podrá ser superior al 43%, circunstancia que, como puedes comprobar, tampoco se da en nuestro ejemplo.

Veamos ahora algunas de las malas costumbres que tienen lugar habitualmente respecto al cálculo de las retenciones y, en especial, de las regularizaciones del tipo de retención por IRPF, algunas de ellas bastante extendidas, especialmente en asesorías y gestorías, donde el trabajo a veces se acumula y, por ahorrar tiempo, hacen las cosas de la forma más sencilla posible, pero incumpliendo alguna norma del Reglamento y perjudicando en la mayoría de ocasiones a los trabajadores cuyas nóminas confeccionan:

Regularizar sólo en diciembre

Es la costumbre más extendida, especialmente al principio de la aplicación de la reforma del año 1998. Debemos evitar posponer al mes de diciembre la cuantificación de las posibles diferencias que se hayan producido durante el año. Recordemos que el Reglamento establece que las regularizaciones se harán a partir del mismo momento en que se produzca una variación.

Sin perjuicio de lo anterior, sí que es conveniente que en el mes de diciembre hagamos cuentas y verifiquemos la realidad de las previsiones que hubiéramos realizado, en enero y en regularizaciones posteriores, por si hubiera algún tipo de desviación.

Regularizar por una mala previsión de retribuciones y de las cotizaciones a la Seguridad Social

El importe de retribuciones anuales de un trabajador no es necesariamente su salario mensual multiplicado por 12 ó por 14, ya que puede tener determinados complementos que no cobra todos los meses. Un ejemplo típico sería el del plus de transporte, abonado habitualmente excepto cuando el trabajador se encuentra de vacaciones; o la bolsa de vacaciones, que se abona únicamente cuando el trabajador disfruta de su periodo de descanso.

Luego están los trabajadores con retribuciones variables, para los cuales el Reglamento de IRPF establece en el artículo 83.2.1 lo siguiente:

La suma de las retribuciones incluirá tanto las retribuciones fijas como las variables previsibles. A estos efectos, se presumirán retribuciones variables previsibles, como mínimo, las obtenidas en el año anterior, salvo que concurran circunstancias que permitan acreditar de manera objetiva un importe inferior.

En este caso Hacienda no dice mucho (o nada) respecto a cuando y cómo cuantificar posibles diferencias que se vayan produciendo en el transcurso del año respecto del anterior. No dice si debemos hacer una comparación directa mes a mes, trimestre a trimestre, o una media mensual o trimestral, o esperar a final de año para regularizar. En nuestra opinión, y teniendo en cuenta siempre la posible estacionalidad de dichas retribuciones variables (comisiones de ventas en según qué sectores de actividad), lo ideal sería hacerlo trimestralmente, ya que así lo permite el reglamento.

Respecto a las cotizaciones a la Seguridad Social, aunque es un tema menor que en muchas ocasiones no da lugar a diferencias en el tipo de retención, debemos prestar especial atención al devengo de las pagas extraordinarias y la diferencia entre cómo las cobra y cómo las cotiza el trabajador, si sus tipos de cotización varían en función de su situación laboral (contratos temporales o mayores de 65 años con 35 años cotizados), si el trabajador tropieza en topes de cotización… En definitiva, no siempre podemos hacer el cálculo sencillo de multiplicar las retribuciones anuales por 6,35%.

No tener en cuenta las retribuciones globales de un trabajador contratado en sucesivas ocasiones durante el año natural

Aunque depende mucho de la extensión del contrato y del salario, es probable que a un trabajador con contrato de duración inferior al año le sea de aplicación el mínimo del 2% de retención. Sin embargo, el reglamento establece que debe regularizarse el tipo de retención cuando dicho contrato se renueve o prorrogue teniendo en cuenta las retribuciones globales que, dentro del año natural, correspondan a todos los contratos y prórrogas.

También debe regularizarse aunque no haya una continuidad entre los contratos. Es el caso del trabajador que presta servicios en una misma empresa con contratos separados en el tiempo y dentro del mismo año natural. A éste también habría que regularizar teniendo en cuenta las retribuciones globales, las del nuevo contrato y las de los anteriores pero siempre en el mismo ejercicio fiscal (consulta vinculante V1765-08).

Todos conocemos casos de trabajadores cuyas retenciones a lo largo del año eran del 2% (el mínimo de los contratos inferiores al año) y que en el mes de diciembre han sufrido una retención brutal, de hasta el 43% (tipo marginal máximo), y todo motivado por estas malas costumbres que estamos comentando.

A propósito de este tipo de casos, a un trabajador con contratos temporales sucesivos es casi inevitable aplicarle un aumento de la retención en cada renovación. Para evitar situaciones “tensas” sería conveniente informarle debidamente sobre el porqué su nómina es cada vez más pequeña.

Marcar indiscriminadamente la casilla “otras causas” del programa de Hacienda

También existe la costumbre de, para regularizar por cualquiera de las causas tipificadas, marcar indiscriminadamente la casilla 11, “otras causas”, del programa de Hacienda, cuando en realidad hay una casilla distinta para cada motivo que deberemos utilizar para hacer una correcta regularización. La razón es que, aunque la forma de regularizar es similar en todos los casos, en algunos, el Reglamento de IRPF establece determinados límites que hay que tener en cuenta en algunas ocasiones y, para los cuales, el programa nos pide información adicional.

Regularizar por errores

Otra costumbre extendida es la de regularizar por errores de cálculo anteriores. Si cometemos un error en el cálculo del tipo de retención, deberemos aplicar el tipo correcto desde el momento en que lo detectemos, pero nunca regularizar. Como bien se informa en la web de la Agencia Tributaria, los errores NO son causa de regularización. Esto puede tener unas consecuencias atípicas dependiendo de si se ha retenido de más o de menos pero que analizaremos en otro artículo.

Conclusiones

En la aplicación de las normas derivadas de la Ley y el Reglamento de IRPF, lo que no debemos hacer en ningún caso es ponernos de lado de ninguna de las tres partes que entran en juego en el tema de las retenciones, dicho esto sin entrar en las consideraciones éticas que podamos hacer hacia quienes se ponen de lado de la parte más fuerte o temible, por lo general, empresa y administración tributaria:

• Ni de Hacienda: es sabido que Hacienda no suele “quejarse” si se le ingresa de más, pero sí de menos. Por ello no debemos retener de más al trabajador si el Reglamento no lo permite con el propósito de cubrirnos las espaldas frente a la administración tributaria.
• Ni del trabajador: reteniéndole menos, ni sustituyendo su voluntad por la de la empresa, incluso cuando se haga con buena fe. Con este me refiero a aquellas empresas que, en determinados casos, regularizan de forma contraria al reglamento con tal de ajustar las retenciones anuales del trabajador y que cuando éste vaya a realizar la Declaración le salga negativa (resultado cero, ni a pagar, ni a devolver). Aunque, efectivamente, esa sea la filosofía del sistema de retenciones, no debemos saltarnos las excepciones establecidas en el Reglamento. Por ejemplo, que al trabajador le retengamos más del 43%, tipo marginal máximo, para ajustarle las retenciones anuales a lo que debieron ser. O en el caso de una subida de salario, que las retenciones aumenten por encima de lo que aumenta el salario.
• Ni de la empresa: aumentando innecesariamente las retenciones y financiándose con ellas retrasando la salida de dinero en efectivo (recordemos que el ingreso de las nóminas es mensual, mientras que el de las retenciones suele ser trimestral).

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Artículos relacionados:

• Regularización del tipo de retención IRPF: ¿Cuándo?
• Regularización del tipo de retención de IRPF: concepto
• Ejemplo práctico de regularización.

El tema de la regularización de las retenciones y, en concreto, el momento de efectuarla es uno de los que mayor polémica suele provocar entre los trabajadores de las empresas. No son pocas las empresas y asesorías que regularizan únicamente en el mes de diciembre, provocando unos sustos importantes en la nómina de diciembre y en la paga extraordinaria de Navidad. Sustos que pueden llegar hasta el 43%, tipo marginal máximo.

Pues bien, dependiendo de la causa de la regularización, el Reglamento del IRPF, en su artículo 87.4 establece unos plazos concretos para comenzar a aplicar el nuevo tipo de retención a los trabajadores:

• Por una variación de las circunstancias laborales, a partir del momento en que se produzca dicha variación. Por ejemplo, una variación en el salario en marzo, debe regularizarse en marzo.
• Por una variación de las circunstancias personales o familiares, a partir del momento en que el trabajador comunique dicha variación, siempre que lo haga con, al menos, 5 días de antelación a la confección de la nómina. Por ejemplo, si el trabajador tiene un hijo en agosto y lo comunica a tiempo a la empresa, debe regularizarse en agosto.

Ahora bien, con la finalidad de facilitar la confección de nóminas en las empresas y no forzar a realizar una regularización siempre y cada vez que se produzca una variación (ver consulta tributaria 0226-00) −en según qué tipo de trabajadores puede ser muy frecuente−, Hacienda permite posponerla a los días 1 de los meses de abril, julio y octubre, respecto de las variaciones que, respectivamente, se hayan producido en los trimestres inmediatamente anteriores a esas fechas. Es decir, las empresas pueden:

• Acumular variaciones producidas en febrero y marzo para regularizarlas en abril (no mencionamos enero puesto que es el mes en el que se calcula el tipo de retención inicial y en ese caso no cabría hablar de regularización).
• Acumular variaciones producidas en abril, mayo y junio para regularizarlas en julio.
• Acumular variaciones producidas en julio, agosto y septiembre para regularizarlas en octubre.

Evidentemente, en el último trimestre, Hacienda no permite acumular diferencias para el comienzo del siguiente porque es otro ejercicio fiscal diferente. Por tanto, se debe regularizar en el momento en que se produzcan las variaciones tal y como hemos mencionado anteriormente, y en ningún caso esperar al mes de diciembre. Es decir, las variaciones que se produzcan en octubre, se regularizan en octubre. Las de noviembre, en noviembre, y las de diciembre, en diciembre.

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• Regularización del tipo de retención de IRPF: concepto
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En este artículo vamos a tratar de explicar, de forma sencilla y sin farragosos cálculos, en qué consiste la regularización del tipo de retención a cuenta del IRPF.

Cálculo inicial del tipo de retención

El sistema para calcular el tipo de retención inicial de cada año consiste, básicamente, en realizar, cada 1 de enero, una previsión de las retribuciones que el trabajador vaya a percibir durante el año y, teniendo en cuenta sus circunstancias personales y familiares, (comunicadas por él mediante el modelo 145) aplicar la escala del impuesto, determinando así el porcentaje de retención a practicarle durante el año en cada nómina.

El 1 de enero, calculamos el tipo de retención de nuestro trabajador Javier, que por sus retribuciones y por sus circunstancias personales y familiares, resultando un…

12%

Regularización del tipo de retención

El “problema” surge cuando las circunstancias del trabajador tenidas en cuenta a 1 enero, varían a lo largo del año. Por ejemplo, un incremento o una disminución de sus retribuciones, el nacimiento de un hijo, minusvalías sobrevenidas… etc. En estos casos, el reglamento del IRPF obliga a un recálculo del tipo de retención en dos pasos. Veamos cuál es el primero con el trabajador de nuestro ejemplo:

Javier ha tenido un hijo en julio. Nos retrotraemos a 1 de enero, y le calculamos un nuevo tipo de retención por sus retribuciones y por sus nuevas circunstancias personales y familiares, resultando un…

8%

En este punto, y si no se producen más variaciones en el resto del año, debemos tener claro que al trabajador, a 31 de diciembre y en el cómputo global del año, le tendremos que retener un 8% de sus retribuciones. Pero dado que hasta el nacimiento de su hijo, al trabajador se le ha retenido una cantidad diferente (12%) se trata de aplicar durante el tiempo que quede del año un nuevo tipo de retención que compense y equilibre la situación, de tal forma que una vez finalizado el ejercicio, se le hayan efectuado las retenciones del 8%. Si suponemos un reparto homogéneo a lo largo del año de las retribuciones del trabajador, solo tenemos que hacer la cuenta de la vieja:

Si durante los primeros seis meses, le hemos retenido a Javier un 12%, durante el resto del año le retendremos un…

4%

Ese es el tipo de retención regularizado que deberemos aplicar al trabajador a partir de la nómina del mes de julio. Si en la primera mitad del año le retenemos un 12%, y durante la segunda mitad un 4%, al final de año le habremos retenido un 8%.

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