Calcular Nóminas

Una de las labores de las personas dedicadas a la gestión de personal en las empresas, es comunicar al departamento de contabilidad el desglose de los diferentes conceptos e importes derivados de las nóminas, seguros sociales e impresos de Hacienda, a fin de que puedan contabilizarlos debidamente en las cuentas que correspondan.

Comenzamos con una serie de artículos sobre el tema partiendo de un ejemplo lo más sencillo posible: una nómina “normal” y unos seguros sociales “normales”, sin conceptos “raros” como retribuciones en especie, prestaciones de la Seguridad Social, bonificaciones… etc. y que distorsionarían este ejemplo inicial, que es, por otro lado, el más habitual que nos podemos encontrar.

Documentos usados para el asiento de la nómina

Los documentos en los que nos basaremos para realizar los asientos serán la nómina y su correspondiente TC1, en este caso unos supuestos correspondientes al mes de enero:

Fecha del asiento

Siguiendo el principio de devengo del PGC —por el cual los efectos de los hechos económicos se deben registrar cuando ocurran, con independencia de la fecha de pago o cobro— el asiento debe realizarse con fecha el último día del periodo de devengo de la nómina —en este caso, el 31 de enero—.

Hechos contables

Los diferentes hechos contables que se derivan de la nómina son:

• El gasto del salario del trabajador por el importe bruto de sus retribuciones.
• El gasto de Seguridad Social por las cotizaciones empresariales, en ningún caso por las cotizaciones del trabajador.
• El nacimiento de la deuda con Hacienda, por la obligación de ingresar las retenciones a cuenta del IRPF.
• El nacimiento de la deuda con la Seguridad Social, por la obligación de ingresar las cotizaciones tanto de la empresa como las descontadas al trabajador.
• El nacimiento de la deuda con el trabajador, por el líquido a percibir que hay que abonarle.

Contabilización separada:

Asiento por la nómina:

Los importes serán:

• En la cuenta 640, los importes brutos de las retribuciones del trabajador.
• En la cuenta 4751, el importe de las retenciones efectuadas al trabajador.
• En la cuenta 476, el importe de las cotizaciones del trabajador.
• En la cuenta 465, el importe del líquido a pagar al trabajador. 

Asiento por los Seguros Sociales (TC1):

Los importes serán:

• En la cuenta 642, el importe del gasto por las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social. En un caso sencillo como éste, podemos obtenerlo directamente como diferencia entre el total a ingresar del TC1 y las cotizaciones del trabajador. En otros casos, la obtención no es tan directa puesto que pueden intervenir otros factores. En cualquier caso, sería el importe de aplicar los diferentes tipos de cotización empresariales a las bases de los trabajadores.
• En la cuenta 476, el mismo importe, que representará, en este caso, la obligación de su ingreso en la Tesorería de la Seguridad Social.

Es en este momento, después de realizar los dos asientos, cuando la cuenta 476 reflejará un saldo por el mismo importe de la casilla 700 del TC1, en este caso 521,50 € (432,60 + 88,90).

Contabilización conjunta

A poco observadores que seamos nos daremos cuenta de que la contabilización conjunta o separada lleva, con más o menos anotaciones, a obtener los mismos saldos en las cuentas.

La razón para hacerlo de una forma u otra debe responder a las necesidades informativas y de claridad contable de cada empresa, siendo indiferente hacerlo por una manera u otra.

Asientos posteriores:

Los asientos posteriores referidos a los distintos pagos derivados de la nómina serían los siguientes:

Al pago de la nómina al trabajador:

Al pago de los Seguros Sociales, normalmente, el último día del mes siguiente, en este caso el 28 de febrero:

Al ingreso de las retenciones mediante el modelo 110, normalmente, el 20 de abril, fecha plazo última para la liquidación del primer trimestre.

Evidentemente, en una contabilidad real, este último asiento se realizará por el importe de las retenciones efectuadas por la empresa  a sus trabajadores y a terceros durante todo el trimestre.

Consideraciones finales

Los programas informáticos de gestión de nóminas suelen tener, por lo general, la posibilidad de mostrar algún tipo de informe resumen para la contabilización de las nóminas que nos facilitaría enormemente esta labor. Incluso hay paquetes software de gestión contable y de personal que cruzan sus datos para la contabilización automatizada de las nóminas.

Se desglosan a continuación las distintas cuentas afectadas por las nóminas según el nuevo Plan General Contable de 2008:

Subgrupo 64: Gastos de personal

640. Sueldos y salarios: Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.

641. Indemnizaciones: Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa: Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.

643. Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida (*): Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de aportación definida.

644. Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida (*): Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de prestación definida.

6440. Contribuciones anuales (*): Importe de la contribución anual al sistema de prestación definida.
6442. Otros costes (*): Importe de los costes imputados a la cuenta de pérdidas y ganancias por servicios pasados surgidos por el establecimiento de un plan de retribuciones a largo plazo de prestación definida o por una mejora de las condiciones del mismo.

645. Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio (*): Importes liquidados por la empresa con instrumentos de patrimonio o con importes en efectivo basados en el valor de instrumentos de patrimonio a cambio de los servicios prestados por los empleados.

6450. Retribuciones al personal liquidados con instrumentos de patrimonio (*)
6457. Retribuciones al personal liquidados en efectivo basado en instrumentos de patrimonio (*)

649. Otros gastos sociales: Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la empresa. Se citan a título indicativo, las subvenciones a economatos y comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional; becas para estudios; primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social.

Subgrupo 46: Personal

460. Anticipos de remuneraciones: Entregas a cuenta de remuneraciones al personal de la empresa. Cualesquiera otros anticipos que tengan la condición de préstamos al personal se incluirán en la 544 ó 254 según el plazo de vencimiento.

465. Remuneraciones pendientes de pago: Débitos de la empresa al personal por los conceptos citados en la 640 y 641.

466. Remuneraciones mediante sistemas de aportación definida pendientes de pago (*): Importes pendientes de pago a una entidad separada por retribuciones a largo plazo al personal, tales como pensiones y otras prestaciones por jubilación o retiro, que tengan el carácter de aportación definida.

Subgrupo 47: Administraciones públicas

471. Organismos de la S. Social, deudores: créditos a favor de la empresa de los diversos Organismos de la Seguridad Social relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan.

4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: Importe de las retenciones tributarias efectuadas pendientes de pago a la Hacienda Pública.

476. Organismos de la S. Social, acreedores: Deudas pendientes con Organismos de la Seguridad Social como consecuencia de las prestaciones que éstos realizan.

Otras cuentas relacionadas con el personal

755. Ingresos por servicios al personal: Ingresos por servicios varios, tales como economatos, comedores, transportes, viviendas, etc., facilitados por la empresa a su personal.

629. Otros servicios: Los no comprendidos en las cuentas anteriores (620-28). En esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.

254/544. Créditos a largo/corto plazo al personal: Créditos concedidos al personal de la empresa que no tenga la calificación de parte vinculada. A los efectos de estas cuentas, hay que tener en cuenta la definición que de “parte vinculada” hace en su tercera parte (cuentas anuales) el PGC, norma 15ª.

(*) Las cuentas así marcadas no aparecen en el PGC de Pymes.

En posteriores artículos se irá tratando el funcionamiento de estas cuentas y su relación con los documentos de personal tales como nóminas, seguros sociales y declaraciones tributarias.